CONTROL DE GESTIÓN

El control de gestión requiere de una interpretaciónamplia en torno a los elementos básicos que intervienen en el proceso, por un lado se tiene que el control parte de un objetivo definido dentro de parámetros de alcance de logros, y por el otro, el control exige técnicas específicas para llevarlo a cabo de una manera efectiva dentro de un contexto organizacional concreto. Lo primero lo define un determinado marco de planificación y lo segundo la sistematización operativa del control.

•El Proceso Del Control De Gestión:El proceso de control comprende en sí mismo dos procesos independientes: el de planificación (la formulación de objetivos, la planificación y presupuestación de los medios y su costo para el logro de los objetivos) y el de evaluaciónperiódica de la actuación. El mismo, incluye el seguimiento a los objetivos, metas, programas y acciones que delineé la empresa en su plan estratégico
Así, es necesario que en la realización del proceso de control se disponga tanto de información financiera como no financiera, cuantitativa y cualitativa, interna y externa.

•El Proceso De Planificación:La realización del proceso de planificación permite formular objetivo específicos y en términos explícitos para cada unidad. Supongamos, por ejemplo, una empresa en la que el incremento de las ventas y de la cuota de mercado son variables clave porque permiten un mayor poder de negociación con entidades externas (administración pública, proveedores, clientes, distribuidores, etc.). El comportamientodel departamento comercial privilegiara todas aquellas actividades y decisiones que promuevan un aumento en las ventas.
En estas condiciones el presupuesto especificaría y cuantificaría, en términos financieros, los objetivos estratégicos para cada uno de los diferentes responsables de la empresa para cada ejercicio que contemple aquél y facilitaría la congruencia de las decisiones individuales con los objetivos empresariales a largo plazo.

La formulación de estos objetivos debe estar ligada a los objetivos generales de la empresa y, en particular, tanto a la estrategia de la empresa, elaborada a partir del análisis del entorno y de la propia organización, como a su estructura organizativa.

•El Proceso de Elaboración del Presupuesto Anual: Los presupuestosson la expresión, en términos cuantitativos y monetarios, del conjunto de los diferentes planes de actuación de una empresa y cada uno de sus centros de responsabilidadque se han fijado para un determinado período. Existen diferentes clases de presupuestos:
•El presupuesto de operaciones, que puede comprender el presupuesto de ventas, el de producción, el de compras y el de gastos, ya sea de gastos por naturaleza o de gastos por centro (según el tipo de centro de responsabilidad que sea). El presupuesto de operaciones se consolida en la cuenta de resultados previsibles de la empresa,
•El presupuesto anual de inversiones,
•Presupuesto de tesorería y el balance y el cuadro de origen y aplicación de fondos provisionales.
La elaboración de los presupuestos anuales se debe enmarcar dentro del proceso de planificación estratégica global y a largo plazo de la empresa. En particular, se trata de concretar, para cada uno de los diferentes centros de responsabilidad, sus objetivos y sus recursos específicos en términos financieros, de forma que sean coherentes con los objetivos globales de la empresa definidos en la estrategia, con los objetivos de los demás centros de responsabilidad y con las responsabilidades de cada centro.

En empresas de cierta dimensión suele existir generalmente un comité responsable de la elaboración de los presupuestos.

Durante la elaboración de los presupuestos puede haber una mayor o menor participación. La elaboración del presupuesto comprende las siguientes fases:

•Iniciación del proceso presupuestario,
•Elaboración del presupuesto por centros de responsabilidad.
•Negociación del presupuesto con cada centro de responsabilidad,
•Integración de los diferentes presupuestos por centros de responsabilidad,
•Aprobación del presupuesto integrado,
•Revisión del presupuesto.
También es necesario que la dirección de la empresa clarifique a los diferentes centros de responsabilidad la orientación a corto y largo plazo de la empresa y los objetivos globales que se persiguen. Lógicamente, esta orientación es o debería ser coherente con la estrategia de la empresa.

En función de estas consideraciones, cada responsable debe elaborar el presupuesto de su centro (en términos financieros y donde proceda, físico) que permita alcanzar los objetivos específicos del departamento y globales de la empresa.

Para que el presupuesto sea un instrumento útil es necesario que sea coherente con la estrategia de la empresa y con los recursos disponibles. Por otra parte, el punto de partida de la elaboración del presupuesto es la previsión de ventas. La previsión de ventas trata de anticipar de forma cuantificada las expectativas de ventas en unidades de los diferentes productos en los diferentes mercados, así como sus precios respectivos, teniendo en cuenta las circunstancias que condicionan la evolución de la empresa. Para su realización hay que tener en cuenta una serie de aspectos:

El macroentorno o entorno global y el microentorno o entorno específico del sector o de los segmentos en los que opera la empresa.

El tamaño del mercado, la cuota de mercado que tiene la empresa, la trayectoria histórica de las ventas y del mercado y el posicionamiento de la empresa dentro de aquél, la política comercial de la empresa y la capacidad de producción y distribución.

•Previsión de las variables económicas como punto de partida del proceso presupuestario: La necesidad de anticiparse a los cambios del entorno, para mantener y mejorar la competitividad empresarial, exige realizar un ejercicio permanente de previsión del entorno organizativo que permita reducir la incertidumbre del futuro y facilitar el proceso de adaptación de la empresa a ese entorno. Mediante la previsión se intenta establecer cuál será el escenario y el entorno futuro de la empresa, y a partir de aquella se realizará la planificación, proceso mediante el cual la empresa trata de proyectar el futuro que desea alcanzar intentando identificar los recursos que necesita para lograrlo.